خلاصه اجرایی

اتوماسیون مالی و حسابداری با خودکارسازی ثبت اطلاعات، صدور اسناد، پیگیری پرداخت‌ها، کنترل تأییدها، اتصال سیستم‌ها و گزارش‌گیری می‌تواند خطاهای دستی و زمان انجام عملیات مالی را کاهش دهد.

# اتوماسیون مالی و حسابداری چیست؟ چگونه فرایندهای مالی را هوشمند کنیم؟

اتوماسیون مالی یعنی استفاده از نرم افزار برای خودکارکردن بخش‌هایی از عملیات مالی که امروز به‌صورت دستی، تکراری و وابسته به انتقال اطلاعات بین افراد و سیستم‌های مختلف انجام می‌شوند.

در بسیاری از شرکت‌ها بخش مالی هنوز با ترکیبی از:

  • نرم افزار حسابداری
  • Excel
  • Email
  • پیام‌رسان
  • فایل PDF
  • فرم‌های دستی
  • هماهنگی تلفنی

کار می‌کند.

برای مثال یک درخواست پرداخت ممکن است ابتدا توسط کارمند ثبت شود، سپس برای مدیر واحد ارسال شود، بعد واحد مالی آن را بررسی کند، مدارک تطبیق داده شوند، پرداخت انجام شود و در نهایت اطلاعات دوباره داخل نرم افزار حسابداری ثبت شوند.

هر بار که داده از یک سیستم به سیستم دیگر به‌صورت دستی منتقل می‌شود، احتمال:

  • خطای ورود اطلاعات
  • فراموش‌شدن درخواست
  • ثبت دوباره
  • تأخیر
  • عدم تطابق اطلاعات

افزایش پیدا می‌کند.

اتوماسیون مالی تلاش می‌کند این عملیات را به Workflowهای قابل کنترل و قابل اندازه‌گیری تبدیل کند.

اتوماسیون مالی دقیقاً چیست؟

Financial Automation به مجموعه‌ای از Workflowها، Integrationها و قابلیت‌های نرم افزاری گفته می‌شود که عملیات تکراری مالی را بدون نیاز به دخالت دستی در تمام مراحل اجرا می‌کنند.

برای مثال:

درخواست پرداخت ثبت می‌شود.

↓

مدیر واحد آن را تأیید می‌کند.

↓

واحد مالی مدارک را بررسی می‌کند.

↓

در صورت تأیید، پرداخت وارد Queue می‌شود.

↓

پس از پرداخت، وضعیت درخواست تغییر می‌کند.

↓

اطلاعات برای سیستم حسابداری ارسال می‌شود.

↓

گزارش مدیریتی به‌روزرسانی می‌شود.

در این ساختار، سیستم مسئول انتقال اطلاعات و کنترل مراحل است؛ نه کارکنان.

آیا اتوماسیون مالی جای حسابدار را می‌گیرد؟

خیر.

بخش زیادی از حسابداری و مدیریت مالی به:

  • تحلیل
  • کنترل
  • تصمیم‌گیری
  • بررسی استثناها
  • تفسیر اطلاعات

نیاز دارد.

Automation بیشتر برای حذف کارهای تکراری طراحی می‌شود.

مثلاً حسابدار نباید زمان خود را صرف کپی‌کردن اطلاعات یک فاکتور از سیستم فروش به سیستم مالی کند، اگر دو سیستم می‌توانند از طریق API با هم ارتباط داشته باشند.

چرا عملیات مالی گزینه مناسبی برای اتوماسیون است؟