معنی اصطلاحات این مقاله
- API
- رابط ارتباط میان دو نرمافزار یا سرویس
- CRM
- سیستم مدیریت ارتباط با مشتری و پیگیری فروش
اتوماسیون چه کاری انجام می‌دهد؟
اتوماسیون می‌تواند ثبت اطلاعات، ارجاع کار، اعلان و انتقال داده بین سیستم‌ها را انجام دهد. مثلاً پس از ثبت درخواست مشتری، مسئول تعیین شود، یادآوری ساخته شود و وضعیت درخواست قابل پیگیری بماند.
هدف باید مشخص باشد: کاهش ورود دوباره اطلاعات، زمان کوتاه‌تر رسیدگی یا کمترشدن خطا. پیش از انتخاب ابزار، روش فعلی انجام کار را ثبت کنید.
کدام فرایند را اول خودکار کنیم؟
| فرایند | نشانه مناسب برای شروع | پیش‌نیاز |
|---|---|---|
| ثبت و ارجاع درخواست | کارها بدون مسئول می‌مانند | قواعد ارجاع و وضعیت روشن |
| یادآوری پیگیری فروش | مشتریان فراموش می‌شوند | مسئول و موعد پیگیری |
| انتقال داده سفارش | اطلاعات چند بار وارد می‌شود | API یا مسیر تبادل داده |
| آماده‌سازی گزارش | کار دستی تکراری زیاد است | داده معتبر و تعریف شاخص |
کار کم‌ریسک، پرتکرار و قابل اندازه‌گیری نقطه شروع بهتری برای ارزیابی است. فرایند مبهم را ابتدا روشن کنید؛ خودکارکردن ابهام معمولاً آن را برطرف نمی‌کند.
هزینه اجرای اتوماسیون برای کسب‌وکارتان را بررسی کنید
کار تکراری، اطلاعات موجود و سیستم‌های مورد استفاده را توضیح دهید تا امکان اجرا و هزینه توسعه و نگهداری راهکار بررسی شود.
مراحل اجرای یک فرایند
- ورودی، مراحل، مسئول و خروجی را بنویسید.
- قواعد و استثناها را مشخص کنید؛ در خطا چه کسی تصمیم می‌گیرد؟
- امکانات ابزارهای فعلی و امکان اتصال را بررسی کنید.
- یک نسخه محدود بسازید و با نمونه واقعی آزمون کنید.
- زمان، خطا و تکمیل کار را با روش قبلی مقایسه کنید.
- پس از روشن‌شدن نتیجه، فرایندهای بعدی را اضافه کنید.
چه زمانی هوش مصنوعی لازم است؟
اگر کار با قواعد ثابت قابل انجام است، اتوماسیون معمولی می‌تواند کافی باشد. دسته‌بندی متن آزاد، جست‌وجوی اسناد و پیشنهاد پاسخ ممکن است از هوش مصنوعی کمک بگیرند، اما خروجی باید ارزیابی و موارد نامشخص ارجاع شوند.
برای تفاوت مسیرها، عامل هوشمند در کسب‌وکار و خدمات اتوماسیون را ببینید.
هزینه و نگهداری
اتصال‌ها، کیفیت داده، دفعات اجرا و روش کنترل خطا روی هزینه اثر دارند. مصرف سرویس، میزبانی و نگهداری را از هزینه توسعه جدا کنید. اجرای تکراری نباید اقدام تکراری ناخواسته بسازد و مسئول بررسی خطا باید مشخص باشد.
برای جزئیات، هزینه اتوماسیون فرایندها و برای ثبت و پیگیری مشتری، CRM چیست را بخوانید.
شروع بررسی پروژه
یک نمونه فرایند، زمان فعلی و نرم‌افزارهای موجود را در فرم بررسی اتوماسیون توضیح دهید. نمونه‌کارها هم به شناخت محدوده خروجی کمک می‌کنند.
پرسش‌های متداول
اتوماسیون حتماً به معنی ساخت نرمافزار جدید است؟
خیر. امکانات ابزار فعلی، اتصال سرویسها و اصلاح فرایند باید قبل از توسعه از صفر بررسی شوند.
چطور موفقیت را اندازه بگیریم؟
زمان رسیدگی، تعداد خطا یا درصد کارهای کاملشده را قبل و بعد از اجرا با حجم و شرایط قابل مقایسه ثبت کنید.
