اتوماسیون منابع انسانی چیست؟ از استخدام تا مرخصی و مدیریت کارکنان

# اتوماسیون منابع انسانی چیست؟ از استخدام تا مرخصی و مدیریت کارکنان

اتوماسیون منابع انسانی یعنی استفاده از نرم افزار برای مدیریت و خودکارکردن بخش‌هایی از چرخه زندگی کارکنان که امروز به‌صورت دستی و بین چند ابزار مختلف انجام می‌شوند.

واحد HR معمولاً با حجم زیادی از اطلاعات و Processهای تکراری روبه‌رو است.

برای مثال:

• دریافت رزومه
• هماهنگی مصاحبه
• جمع‌آوری مدارک
• ایجاد پرونده
• درخواست مرخصی
• مأموریت
• ارزیابی
• آموزش
• خروج کارمند

اگر هرکدام از این فرایندها با Email، Excel، پیام‌رسان و فرم‌های جداگانه مدیریت شوند، بعد از افزایش تعداد کارکنان کنترل آن‌ها دشوار خواهد شد.

اتوماسیون منابع انسانی می‌تواند این عملیات را به Workflowهای دیجیتال و قابل پیگیری تبدیل کند.

HR Automation چیست؟

Human Resources Automation به استفاده از نرم افزار برای کاهش کارهای دستی در عملیات منابع انسانی گفته می‌شود.

هدف این نیست که ارتباط انسانی در HR حذف شود.

برعکس، هدف این است که تیم منابع انسانی زمان کمتری برای کارهای تکراری صرف کند و زمان بیشتری برای:

• ارتباط با کارکنان
• توسعه سازمان
• ارزیابی
• فرهنگ سازمانی
• تصمیم‌گیری

داشته باشد.

چرا منابع انسانی به اتوماسیون نیاز دارد؟

فرض کنید سازمان ۲۰ کارمند دارد.

مدیریت بسیاری از اطلاعات با Excel شاید هنوز امکان‌پذیر باشد.

اما وقتی تعداد کارکنان به:

• ۱۰۰ نفر
• ۵۰۰ نفر
• چند شعبه

می‌رسد، Processها پیچیده‌تر می‌شوند.

در این شرایط ممکن است مشکلاتی مانند:

• مدارک ناقص
• درخواست‌های فراموش‌شده
• Approvalهای کند
• فایل‌های پراکنده
• Dataهای تکراری

ایجاد شوند.

چرخه زندگی کارمند

Employee Lifecycle را می‌توان به چند مرحله تقسیم کرد:

Recruitment

↓

Hiring

↓

Onboarding

↓

Employment

↓

Development

↓

Offboarding

اتوماسیون می‌تواند در تمام این مراحل استفاده شود.

۱. اتوماسیون استخدام

Recruitment معمولاً با حجم زیادی از رزومه و هماهنگی همراه است.

سیستم می‌تواند فرایند را از زمان ثبت Job Opening مدیریت کند.