خلاصه اجرایی

اتوماسیون اداری به دیجیتال‌کردن مکاتبات، درخواست‌ها، ارجاع‌ها، تأییدها، اسناد و عملیات داخلی سازمان کمک می‌کند تا کارهای روزمره با سرعت، نظم و قابلیت پیگیری بیشتری انجام شوند.

# اتوماسیون اداری چیست؟ از گردش مکاتبات تا درخواست‌ها و تأییدهای سازمانی

اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از ابزارها و Workflowهای نرم افزاری است که برای مدیریت عملیات روزمره داخلی سازمان استفاده می‌شود.

در بسیاری از شرکت‌ها هنوز بخش قابل توجهی از کارهای اداری از طریق:

  • کاغذ
  • فایل Excel
  • Email
  • پیام‌رسان
  • تماس تلفنی
  • فرم‌های دستی

انجام می‌شوند.

برای مثال یک کارمند برای درخواست تجهیزات ممکن است:

  1. فرم بنویسد.
  2. برای مدیر ارسال کند.
  3. منتظر تأیید بماند.
  4. موضوع را به واحد اداری منتقل کند.
  5. چند بار وضعیت را پیگیری کند.

در یک سیستم اتوماسیون اداری، تمام این مسیر می‌تواند داخل یک Workflow مشخص اجرا شود.

کارمند درخواست را ثبت می‌کند.

↓

مدیر Notification دریافت می‌کند.

↓

درخواست را تأیید یا رد می‌کند.

↓

در صورت تأیید، Task برای واحد مربوطه ساخته می‌شود.

↓

کارمند وضعیت را از داخل سیستم مشاهده می‌کند.

این تغییر ساده می‌تواند صدها پیام، تماس و پیگیری دستی را حذف کند.

اتوماسیون اداری دقیقاً چیست؟

Office Automation یا Administrative Automation به استفاده از نرم افزار برای دیجیتال‌کردن و مدیریت عملیات اداری گفته می‌شود.

این عملیات می‌توانند شامل:

  • مکاتبات
  • نامه‌ها
  • درخواست‌ها
  • تأییدها
  • کارتابل
  • اسناد
  • جلسات
  • وظایف داخلی

باشند.

اتوماسیون اداری سنتی بیشتر روی نامه‌نگاری و دبیرخانه تمرکز داشت.

اما سیستم‌های مدرن می‌توانند فراتر از مکاتبات، Processهای واقعی سازمان را نیز مدیریت کنند.

اتوماسیون اداری چه مشکلی را حل می‌کند؟

مهم‌ترین مشکل عملیات اداری پراکندگی است.

مثلاً درخواست مأموریت در Email است.

درخواست خرید داخل Excel است.

نامه‌های رسمی در سیستم دیگری ذخیره شده‌اند.

تأیید مدیر از طریق پیام‌رسان انجام می‌شود.

در نتیجه اطلاعات سازمان در چند محل مختلف قرار می‌گیرند.

Automation تلاش می‌کند این مسیرها را تا حد ممکن یکپارچه کند.

۱. مدیریت مکاتبات

یکی از قابلیت‌های کلاسیک اتوماسیون اداری مدیریت نامه‌ها است.

نامه می‌تواند:

  • وارده
  • صادره
  • داخلی

باشد.