اتوماسیون کسب و کار چیست؟ راهنمای کامل خودکارسازی فرایندهای سازمانی
اتوماسیون کسب و کار یعنی تبدیل فرایندهای دستی و تکراری به جریانهای هوشمند و خودکار. در این راهنما کاربردها، مراحل اجرا، مثالهای واقعی و فرایندهای مناسب برای اتوماسیون را بررسی میکنیم.
A
تیم تحریریه آرکوتکتحریریه مهندسی محصول
·۱۲ دقیقه مطالعه
اتوماسیون کسب و کار و خودکارسازی هوشمند فرایندهای سازمانی
خلاصه اجرایی
اتوماسیون کسب و کار یعنی تبدیل فرایندهای دستی و تکراری به جریانهای هوشمند و خودکار. در این راهنما کاربردها، مراحل اجرا، مثالهای واقعی و فرایندهای مناسب برای اتوماسیون را بررسی میکنیم.
# اتوماسیون کسب و کار چیست؟ راهنمای کامل خودکارسازی فرایندهای سازمانی
اتوماسیون کسب و کار یعنی تبدیل فعالیتها و فرایندهایی که امروز بهصورت دستی، تکراری و وابسته به افراد انجام میشوند به جریانهایی که نرم افزار بتواند بخش قابل توجهی از آنها را بهصورت خودکار اجرا کند.
فرض کنید بعد از ورود یک مشتری جدید، کارشناس باید:
اطلاعات را در چند فایل ثبت کند.
برای مدیر پیام بفرستد.
پیگیری بعدی را در تقویم قرار دهد.
پیامک خوشآمدگویی ارسال کند.
اطلاعات را برای واحد فروش بفرستد.
بعد از چند روز دوباره وضعیت مشتری را بررسی کند.
اگر این مراحل روزانه برای دهها یا صدها مشتری تکرار شوند، زمان زیادی از تیم گرفته میشود و احتمال خطای انسانی نیز افزایش پیدا میکند.
در یک سیستم اتوماسیون، بخش بزرگی از همین فرایند میتواند بدون دخالت دستی اجرا شود.
به همین دلیل اتوماسیون کسب و کار فقط یک ابزار فناوری نیست؛ در بسیاری از شرکتها میتواند مستقیماً روی سرعت عملیات، هزینه نیروی انسانی، کیفیت خدمات و امکان رشد مجموعه اثر بگذارد.
اتوماسیون کسب و کار دقیقاً چیست؟
Business Process Automation یا BPA به استفاده از نرم افزار برای اجرای خودکار مراحل مشخص یک فرایند گفته میشود.
این فرایند میتواند مربوط به:
فروش
پشتیبانی
منابع انسانی
مالی
مدیریت سفارش
انبار
قرارداد
خدمات مشتری
عملیات داخلی
باشد.
هدف این نیست که تمام فعالیتهای انسانی حذف شوند.
هدف این است که کارهایی که نرم افزار میتواند سریعتر، دقیقتر و قابل پیگیریتر انجام دهد از دوش کارکنان برداشته شوند.
یک مثال ساده از اتوماسیون
فرض کنید مشتری فرم درخواست مشاوره را در سایت تکمیل میکند.
در حالت دستی:
مدیر سایت اطلاعات را میبیند.
اطلاعات برای کارشناس فروش ارسال میشود.
کارشناس مشتری را در CRM ثبت میکند.
پیامک ارسال میشود.
Reminder برای تماس ساخته میشود.
مدیر باید بعداً بررسی کند تماس انجام شده است یا خیر.
در حالت خودکار:
فرم ثبت میشود.
↓
Lead داخل CRM ایجاد میشود.
↓
بر اساس شهر یا نوع خدمت به کارشناس مناسب تخصیص داده میشود.
↓
پیامک برای مشتری ارسال میشود.
↓
Task پیگیری ساخته میشود.
↓
اگر کارشناس تا زمان مشخص تماس نگیرد، مدیر Notification دریافت میکند.
اتوماسیون کسب و کار یعنی تبدیل کارهای تکراری و قابل پیشبینی به Workflowهایی که نرم افزار بتواند بخش زیادی از آنها را بهصورت خودکار اجرا کند.
فروش، پشتیبانی، مالی، منابع انسانی، قراردادها، انبار و عملیات داخلی همگی میتوانند فرصتهای مناسبی برای Automation داشته باشند.
اما موفقیت پروژه به این بستگی دارد که ابتدا Process واقعی تحلیل و بهینه شود.
بهترین Automation سیستمی نیست که بیشترین تعداد عملیات را خودکار کند؛ بلکه سیستمی است که بیشترین اصطکاک واقعی کسبوکار را حذف کند.
اگر در مجموعه شما اطلاعات بین چند سیستم جابهجا میشوند، پیگیریها به افراد وابستهاند یا عملیات تکراری زیادی وجود دارد، بررسی اتوماسیون کسب و کار میتواند نقطه شروع مناسبی برای طراحی راهکار باشد.
سوالات متداول
اتوماسیون کسب و کار چیست؟
استفاده از نرم افزار برای اجرای خودکار مراحل تکراری و قابل تعریف در فرایندهای کسبوکار است.
چه فرایندهایی را میتوان خودکار کرد؟
فروش، Follow-up، پشتیبانی، سفارش، قرارداد، منابع انسانی، امور اداری و انتقال اطلاعات بین سیستمها از نمونههای رایج هستند.
آیا اتوماسیون باعث حذف کارکنان میشود؟
هدف اصلی معمولاً حذف کارهای دستی تکراری و آزادکردن زمان کارکنان برای فعالیتهای ارزشمندتر است.
آیا برای اتوماسیون باید نرم افزار اختصاصی ساخت؟
نه همیشه. بعضی نیازها با ابزارهای آماده حل میشوند، اما Workflowهای خاص ممکن است به سیستم اختصاصی نیاز داشته باشند.
هوش مصنوعی چه نقشی در اتوماسیون دارد؟
AI میتواند در کارهایی مانند دستهبندی، استخراج داده، تحلیل متن و پیشنهاد پاسخ استفاده شود و در کنار Workflowهای خودکار قرار بگیرد.
