Перейти к основному содержимому خانه خدمات پروژهها پشتیبانی تماس جستوجو
ساختار صفحه، تصاویر و اجزای تعاملی در حال بارگذاری هستند.
تماس واتساپ شروع پروژه
اتوماسیون کسبوکار چیست؟ راهنمای کامل آرکوتک
اشتراکگذاری مقاله خانه / مجله / خدمات نرم افزاری خدمات نرم افزاری اتوماسیون کسبوکار چیست؟ راهنمای کامل خودکارسازی فرایندها اتوماسیون کسبوکار با اتصال فرایندها، نرمافزارها و دادهها، کارهای تکراری را خودکار میکند و سرعت و دقت عملیات را افزایش میدهد. در این مقاله کاربردها، مراحل اجرا و مزایای اتوماسیون را بررسی میکنیم.
A
تیم تحریریه آرکوتک تحریریه مهندسی محصول
۱۸ مرداد ۱۴۰۵ · ۹ دقیقه مطالعه
نمایش فرایند اتوماسیون کسبوکار و ارتباط خودکار میان CRM، فرمها، پرداخت، پیام، دیتابیس و گزارشگیری خلاصه اجرایی اتوماسیون کسبوکار با اتصال فرایندها، نرمافزارها و دادهها، کارهای تکراری را خودکار میکند و سرعت و دقت عملیات را افزایش میدهد. در این مقاله کاربردها، مراحل اجرا و مزایای اتوماسیون را بررسی میکنیم.
# اتوماسیون کسبوکار چیست؟ راهنمای کامل خودکارسازی فرایندها
در بسیاری از شرکتها، بخش زیادی از زمان کارکنان صرف فعالیتهایی میشود که هر روز با الگویی مشابه تکرار میشوند.
ثبت اطلاعات در چند سیستم، ارسال پیام، انتقال سفارش، ساخت گزارش، یادآوری پیگیری، صدور فاکتور و بهروزرسانی وضعیت نمونههایی از این کارها هستند.
این فعالیتها شاید در یک مجموعه کوچک مشکل زیادی ایجاد نکنند، اما با افزایش تعداد مشتریان و کارکنان، زمان و خطای انسانی نیز افزایش پیدا میکند.
اتوماسیون کسبوکار تلاش میکند این فرایندهای تکراری را با نرمافزار و اتصال سیستمها خودکار کند.
هدف اتوماسیون حذف کامل انسان نیست؛ بلکه آزادکردن زمان کارکنان برای فعالیتهایی است که به تصمیمگیری، خلاقیت و ارتباط انسانی نیاز دارند.
در این مقاله بررسی میکنیم اتوماسیون کسبوکار چیست، چه فعالیتهایی را میتوان خودکار کرد و چگونه باید یک پروژه اتوماسیون را اجرا کرد.
اتوماسیون کسبوکار چیست؟ Business Process Automation یا BPA به استفاده از نرمافزار برای اجرای خودکار بخشی از فرایندهای کسبوکار گفته میشود.
فرایند میتواند بسیار ساده باشد.
مثلاً:
وقتی کاربر فرم مشاوره را تکمیل کرد:
اطلاعات او در CRM ثبت شود. پیام تأیید ارسال شود. کارشناس فروش تعیین شود. یک وظیفه پیگیری ساخته شود. مدیر در صورت ارزش بالای درخواست اعلان دریافت کند. تمام این مراحل میتوانند بدون ورود دوباره اطلاعات توسط اپراتور انجام شوند.
چرا کسبوکارها به اتوماسیون نیاز دارند؟ با رشد شرکت، حجم کار افزایش پیدا میکند.
اگر فرایندها دستی باقی بمانند، معمولاً این مشکلات ایجاد میشوند:
ورود اطلاعات تکراری خطای انسانی فراموشی پیگیری تأخیر اطلاعات پراکنده گزارش ناقص وابستگی به افراد نبود تاریخچه دقیق اتوماسیون میتواند بخشی از این مشکلات را کاهش دهد.
مثال ساده از اتوماسیون فروش فرض کنید مشتری فرم درخواست قیمت را پر میکند.
در حالت دستی:
کارمند فرم را میبیند. اطلاعات را در CRM وارد میکند. شماره مشتری را ذخیره میکند. برای او پیام میفرستد. کارشناس تعیین میکند. یادآوری ثبت میکند. در فرایند خودکار، تمام این مراحل در چند ثانیه اجرا میشوند.
کارشناس فقط فعالیتی را انجام میدهد که واقعاً به حضور انسان نیاز دارد: تماس و مذاکره.
چه فعالیتهایی قابلیت اتوماسیون دارند؟ مطالعه بعدی
مقالههای مرتبط گام بعدی ایده بعدی را به یک محصول قابل رشد تبدیل کنیم از تعریف مسئله تا طراحی، توسعه و رشد؛ مسیر فنی پروژه را شفاف شروع کنید.
شروع گفتوگو ← بهترین گزینهها معمولاً فعالیتهایی هستند که:
زیاد تکرار میشوند. قوانین مشخص دارند. اطلاعات دیجیتال استفاده میکنند. زمان کارکنان را میگیرند. احتمال خطا دارند. ثبت مشتری ارسال پیام پیگیری فروش ساخت فاکتور تأیید درخواست انتقال داده گزارشگیری مدیریت سفارش اعلان ساخت وظیفه پردازش فایل دستهبندی درخواست
اتوماسیون فروش فرایند فروش فرصتهای زیادی برای خودکارسازی دارد.
ثبت لید تعیین کارشناس امتیازدهی لید یادآوری پیگیری ارسال پیام تغییر مرحله فروش ساخت پیشنهاد گزارش عملکرد تشخیص مشتری بدون پیگیری اتوماسیون باعث میشود هیچ مشتری فقط به دلیل فراموشی از چرخه فروش خارج نشود.
اتوماسیون CRM CRM مرکز اطلاعات مشتریان است.
میتوان این موارد را خودکار کرد:
ثبت مشتری از فرم سایت ثبت منبع ورودی ساخت فعالیت ارسال پیام تخصیص کارشناس تغییر وضعیت ایجاد یادآوری تشخیص مشتری تکراری ارسال اطلاعات به حسابداری هدف این است که کارکنان مجبور نباشند داده مشابه را در چند محل وارد کنند.
اتوماسیون سفارش پس از ثبت سفارش میتوان مراحل مختلف را خودکار کرد:
تأیید پرداخت ثبت سفارش کاهش موجودی ارسال پیام صدور فاکتور ارسال به واحد آمادهسازی ساخت درخواست حمل اطلاع به مشتری تغییر وضعیت در پروژههای بزرگتر میتوان این فرایند را با انبار و حسابداری نیز یکپارچه کرد.
اتوماسیون پشتیبانی در سیستم پشتیبانی میتوان:
تیکت را دستهبندی کرد. اولویت تعیین کرد. تیم مسئول را مشخص کرد. پیام دریافت درخواست ارسال کرد. زمان پاسخ را کنترل کرد. تیکت بدون پاسخ را یادآوری کرد. گزارش SLA تولید کرد. هوش مصنوعی نیز میتواند در دستهبندی و پیشنهاد پاسخ کمک کند.
اتوماسیون منابع انسانی فرم استخدام ثبت رزومه تعیین مصاحبه یادآوری جلسه جمعآوری مدارک ساخت حساب کارمند درخواست مرخصی تأیید مدیر گزارش حضور فعالیتهایی که ساختار مشخص دارند، گزینه مناسبی برای اتوماسیون هستند.
اتوماسیون مالی اتوماسیون مالی باید با دقت بیشتری انجام شود.
ثبت پرداخت صدور فاکتور یادآوری سررسید تطبیق تراکنش ارسال گزارش تأیید هزینه انتقال اطلاعات فروش برای عملیات حساس باید کنترل انسانی و ثبت تاریخچه وجود داشته باشد.
اتوماسیون بازاریابی در بازاریابی میتوان بر اساس رفتار کاربر اقدامات متفاوتی انجام داد.
اگر کاربر محصولی را دیده اما خرید نکرد:
رویداد ثبت شود. مخاطب در دسته مناسب قرار بگیرد. در صورت داشتن رضایت ارتباطی، پیام مرتبط ارسال شود. نتیجه کمپین ثبت شود. اتوماسیون نباید باعث ارسال پیامهای مزاحم و بدون کنترل شود.
اجزای یک سیستم اتوماسیون اتوماسیون معمولاً چند بخش دارد.
Trigger یا محرک رویدادی که فرایند را شروع میکند.
ثبت فرم پرداخت موفق دریافت ایمیل رسیدن تاریخ تغییر وضعیت
Condition یا شرط مشخص میکند فرایند در چه شرایطی ادامه پیدا کند.
اگر مبلغ سفارش بیشتر از مقدار مشخصی بود، مدیر مطلع شود.
Action یا عملیات کاری که سیستم انجام میدهد.
ارسال پیام ساخت رکورد ایجاد وظیفه تغییر وضعیت فراخوانی API
Log هر اجرای خودکار باید ثبت شود تا در صورت خطا قابل بررسی باشد.
اتصال نرمافزارها با API یکی از مهمترین روشهای اتوماسیون استفاده از API است.
API به سیستمها اجازه میدهد بهصورت کنترلشده اطلاعات مبادله کنند.
سایت فروشگاهی → حسابداری فرم سایت → CRM CRM → سامانه پیامک نرمافزار خدمات → نقشه فروشگاه → شرکت حمل
اگر API مناسب وجود داشته باشد، اتصال سیستمها پایدارتر از روشهای غیررسمی خواهد بود.
RPA چیست؟ RPA یا Robotic Process Automation به نرمافزارهایی گفته میشود که فعالیتهای تکراری کاربر در رابط نرمافزار را شبیهسازی میکنند.
بازکردن برنامه خواندن فایل واردکردن اطلاعات کلیک روی دکمه استخراج گزارش RPA زمانی مفید است که سیستم قدیمی API ندارد.
اما اگر API رسمی وجود داشته باشد، معمولاً اتصال مستقیم پایدارتر و قابل نگهداریتر است.
اتوماسیون با هوش مصنوعی هوش مصنوعی میتواند اتوماسیون را از اجرای قوانین ثابت فراتر ببرد.
دستهبندی پیام تشخیص موضوع درخواست استخراج اطلاعات از سند خلاصهسازی تحلیل احساس مشتری پیشنهاد پاسخ تشخیص الگو اولویتبندی لید اما تصمیمهای حساس باید دارای کنترل انسانی باشند.
آیا هوش مصنوعی همیشه لازم است؟ بسیاری از پروژههای اتوماسیون فقط با قوانین مشخص و API قابل اجرا هستند.
استفاده از AI زمانی ارزش دارد که داده غیرساختاریافته یا تصمیم مبتنی بر محتوا وجود داشته باشد.
برای مثال خواندن متن ایمیل برای تشخیص نوع درخواست میتواند کاربرد AI باشد.
اما انتقال مبلغ پرداخت از سایت به نرمافزار حسابداری نیازی به مدل زبانی ندارد.
اتوماسیون و نرمافزار اختصاصی گاهی کسبوکار از چند ابزار آماده استفاده میکند و فقط باید آنها را متصل کرد.
در پروژه دیگر ممکن است فرایند بهقدری خاص باشد که نیاز به نرمافزار اختصاصی وجود داشته باشد.
نرمافزار میتواند هسته مرکزی اتوماسیون باشد و سیستمهای مختلف را مدیریت کند.
مراحل اجرای پروژه اتوماسیون
مرحله اول: شناسایی فرایند ابتدا باید فرایند فعلی ثبت شود.
مرحله دوم: محاسبه هزینه فرایند زمان، تعداد اجرا و خطاها بررسی میشوند.
مرحله سوم: حذف مراحل غیرضروری نباید یک فرایند بد را فقط خودکار کرد. ابتدا باید آن را ساده کرد.
مرحله چهارم: طراحی جریان جدید Trigger، شرطها و عملیات مشخص میشوند.
مرحله پنجم: اتصال سیستمها API و دسترسیها آماده میشوند.
مرحله ششم: تست سناریوهای موفق و خطا آزمایش میشوند.
مرحله هفتم: اجرای محدود ابتدا بخشی از کاربران از سیستم استفاده میکنند.
مرحله هشتم: مانیتورینگ خطا و عملکرد بررسی میشوند.
چرا ابتدا باید فرایند را اصلاح کنیم؟ اتوماسیون یک فرایند ناکارآمد فقط باعث میشود همان اشتباه سریعتر اتفاق بیفتد.
مثلاً اگر یک سفارش بهطور غیرضروری پنج تأیید نیاز دارد، قبل از اتوماسیون باید بررسی شود آیا همه آنها ضروری هستند.
هدف سادهسازی و سپس خودکارسازی است.
امنیت در اتوماسیون سیستم اتوماسیون معمولاً به چند سرویس دسترسی دارد.
بنابراین امنیت بسیار مهم است.
نگهداری امن کلید API حداقل سطح دسترسی ثبت فعالیتها محدودیت عملیات رمزگذاری مدیریت خطا نسخه پشتیبان جلوگیری از اجرای تکراری تأیید عملیات حساس نباید کلید سرویسها داخل فرانتاند یا فایل عمومی قرار بگیرند.
مدیریت خطا اتوماسیون بدون مدیریت خطا قابل اعتماد نیست.
مثلاً اگر سامانه پیامک قطع بود، سفارش نباید به دلیل ارسالنشدن پیام از بین برود.
عملیات را دوباره تلاش کند؟ آن را در صف قرار دهد؟ مدیر را مطلع کند؟ فرایند را متوقف کند؟ از روش جایگزین استفاده کند؟ هر اتصال خارجی ممکن است زمانی در دسترس نباشد.
جلوگیری از اجرای تکراری یک رویداد ممکن است چند بار دریافت شود.
برای مثال درگاه پرداخت ممکن است Callback را دوباره ارسال کند.
سیستم باید تشخیص دهد عملیات قبلاً اجرا شده است تا:
فاکتور دوباره ثبت نشود. موجودی دوباره کاهش پیدا نکند. پیام چند بار ارسال نشود. این موضوع در معماری اتوماسیون اهمیت زیادی دارد.
مانیتورینگ مدیر باید بتواند وضعیت اتوماسیونها را مشاهده کند.
تعداد اجرا موفق ناموفق زمان اجرا خطا آخرین اجرا سرویس درگیر داده ورودی مانیتورینگ باعث میشود مشکل قبل از تأثیر گسترده شناسایی شود.
سنجش نتیجه اتوماسیون قبل و بعد از اجرا باید شاخصها مقایسه شوند.
زمان انجام فرایند تعداد خطا تعداد نیروی درگیر سرعت پاسخ تعداد پیگیری ازدسترفته هزینه عملیات رضایت کاربر این دادهها نشان میدهند پروژه واقعاً چه ارزشی ایجاد کرده است.
مزایای اتوماسیون مزایای احتمالی عبارتاند از:
کاهش کار تکراری افزایش سرعت کاهش خطا ثبت بهتر اطلاعات گزارش دقیق پاسخ سریعتر کاهش وابستگی به افراد امکان رشد عملیات هماهنگی سیستمها نتیجه واقعی به انتخاب فرایند درست بستگی دارد.
خطرات اتوماسیون ضعیف اتوماسیون نادرست میتواند مشکلات جدید ایجاد کند:
اجرای اشتباه در مقیاس بالا ارسال پیام اشتباه تغییر داده بدون کنترل وابستگی به سرویس بیرونی خطای مخفی دسترسی امنیتی زیاد پیچیدگی نگهداری به همین دلیل تست و مانیتورینگ ضروری هستند.
هزینه اتوماسیون کسبوکار هزینه به عواملی مانند این موارد بستگی دارد:
تعداد فرایندها تعداد سیستمها API نرمافزار اختصاصی تعداد شرطها حجم عملیات هوش مصنوعی امنیت گزارشها پشتیبانی گاهی یک اتوماسیون ساده در زمان کوتاه اجرا میشود و گاهی پروژه تبدیل به یک سیستم سازمانی کامل میشود.
از کدام فرایند شروع کنیم؟ بهترین نقطه شروع معمولاً فرایندی است که:
تعداد اجرای بالایی دارد. زمان زیادی مصرف میکند. قانون واضح دارد. خطای انسانی ایجاد میکند. نتیجه قابل اندازهگیری دارد. شروع با یک پروژه کوچک و موفق بهتر از خودکارسازی همزمان تمام سازمان است.
اتوماسیون کسبوکار در آرکوتک آرکوتک ابتدا فرایند فعلی کسبوکار را بررسی میکند.
سپس مشخص میشود کدام مراحل باید حذف، ساده یا خودکار شوند.
راهکار میتواند ترکیبی از این موارد باشد:
نرمافزار اختصاصی API وباپلیکیشن CRM ربات هوش مصنوعی سامانه پیامک ابزار گزارشگیری هدف این است که اتوماسیون بهصورت واقعی زمان و خطا را کاهش دهد، نه اینکه فقط تعداد ابزارهای مجموعه را بیشتر کند.
جمعبندی اتوماسیون کسبوکار یعنی استفاده از نرمافزار برای انجام خودکار فعالیتهای تکراری و اتصال فرایندها به یکدیگر.
فرمها، CRM، سفارش، مالی، پشتیبانی و گزارشگیری از مهمترین حوزههای قابل اتوماسیون هستند.
قبل از پیادهسازی باید فرایند فعلی بررسی و ساده شود و پس از اجرا نیز خطا و نتیجه سیستم بهصورت مستمر مانیتور شوند.
سؤالات متداول
اتوماسیون کسبوکار چیست؟ استفاده از نرمافزار برای خودکارسازی فعالیتها و فرایندهای تکراری کسبوکار است.
چه کارهایی را میتوان خودکار کرد؟ ثبت اطلاعات، پیام، پیگیری، سفارش، گزارش، فاکتور، CRM و بسیاری از فعالیتهای دارای قوانین مشخص قابل اتوماسیون هستند.
آیا اتوماسیون باعث حذف نیروی انسانی میشود؟ هدف اصلی کاهش فعالیتهای تکراری است تا کارکنان روی کارهای مهمتر تمرکز کنند.
آیا برای اتوماسیون به هوش مصنوعی نیاز داریم؟ خیر. بسیاری از فرایندها با API و قوانین ساده قابل اجرا هستند.
API چه نقشی در اتوماسیون دارد؟ API امکان انتقال اطلاعات و اجرای عملیات میان نرمافزارهای مختلف را فراهم میکند.
از کدام فرایند باید اتوماسیون را شروع کرد؟ بهتر است از فرایندی پرتکرار، زمانبر، دارای قانون مشخص و نتیجه قابل اندازهگیری شروع شود.
#اتوماسیون کسبوکار #اتوماسیون نرم افزاری #خودکارسازی فرایندها #اتوماسیون سازمانی #خدمات نرم افزاری #API #CRM #هوش مصنوعی #نرم افزار اختصاصی #آرکوتک
A
درباره نویسنده تیم تحریریه آرکوتک تحریریه مهندسی محصول؛ تولید محتوای روشن، فنی و قابل استفاده برای تصمیمهای واقعی کسبوکار.
آخرین بازبینی: ۱۸ مرداد ۱۴۰۵
03
