اتوماسیون فرایندهای سازمانی چیست؟ طراحی Workflow هوشمند برای شرکتها
اتوماسیون فرایندهای سازمانی با تبدیل گردشکارهای دستی به Workflowهای دیجیتال، تأییدها، ارجاع وظایف، اعلانها، ثبت سوابق و ارتباط بین واحدهای مختلف شرکت را سریعتر و قابل اندازهگیری میکند.
A
تیم تحریریه آرکوتکتحریریه مهندسی محصول
·۱۱ دقیقه مطالعه
اتوماسیون فرایندهای سازمانی و طراحی گردش کار هوشمند بین واحدهای شرکت
خلاصه اجرایی
اتوماسیون فرایندهای سازمانی با تبدیل گردشکارهای دستی به Workflowهای دیجیتال، تأییدها، ارجاع وظایف، اعلانها، ثبت سوابق و ارتباط بین واحدهای مختلف شرکت را سریعتر و قابل اندازهگیری میکند.
# اتوماسیون فرایندهای سازمانی چیست؟ طراحی Workflow هوشمند برای شرکتها
اتوماسیون فرایندهای سازمانی یعنی تبدیل گردشکارهایی که امروز با تماس، پیام، فایل Excel، فرم کاغذی، Email یا هماهنگی دستی بین کارکنان انجام میشوند به Workflowهای دیجیتال و قابل کنترل.
در بسیاری از سازمانها مشکل اصلی نبود نرم افزار نیست.
مشکل این است که اطلاعات و مسئولیتها بین چند سیستم و چند نفر پراکنده هستند.
برای مثال یک درخواست خرید ممکن است این مسیر را طی کند:
کارمند درخواست را ثبت میکند.
↓
مدیر واحد بررسی میکند.
↓
واحد مالی بودجه را تأیید میکند.
↓
مدیرعامل درخواست را تصویب میکند.
↓
واحد خرید تأمینکننده را انتخاب میکند.
↓
فاکتور برای مالی ارسال میشود.
اگر این فرایند با پیام، تماس و فایل انجام شود، پیدا کردن پاسخ سؤالهایی مانند این دشوار خواهد شد:
درخواست الان دست چه کسی است؟
چند روز در یک مرحله مانده؟
چه کسی آن را تأیید کرده؟
چرا رد شده؟
چه تعداد درخواست باز داریم؟
کدام واحد بیشترین تأخیر را دارد؟
اتوماسیون این فرایند را به یک سیستم شفاف تبدیل میکند.
اتوماسیون فرایندهای سازمانی دقیقاً چیست؟
Business Process Automation یا BPA به استفاده از نرم افزار برای مدیریت و اجرای مراحل قابل تعریف یک فرایند سازمانی گفته میشود.
این سیستم میتواند عملیات مختلفی مانند:
ثبت درخواست
ارجاع
تأیید
رد
Reminder
Notification
ثبت سابقه
فراخوانی API
تولید گزارش
را مدیریت کند.
هدف اصلی این است که Workflow از حالت وابسته به حافظه و هماهنگی دستی افراد خارج شود.
تفاوت Workflow با Task چیست؟
Task یک فعالیت مشخص است.
مثلاً:
«بررسی درخواست خرید»
اما Workflow مجموعهای از چند Task و Rule است.
مثلاً:
ثبت درخواست
↓
بررسی مدیر
↓
تأیید مالی
↓
خرید
↓
تحویل
بنابراین اتوماسیون فرایند فقط ساخت Task نیست؛ بلکه مدیریت مسیر کامل انجام کار است.
چرا سازمانها به Workflow نیاز دارند؟
هرچه تعداد افراد و دپارتمانها بیشتر شود، هماهنگی دشوارتر میشود.
در یک تیم پنجنفره شاید مدیر بتواند بسیاری از کارها را مستقیم کنترل کند.
در آرکوتک اتوماسیون از رسم Process واقعی شروع میشود.
ابتدا بررسی میشود:
Process امروز چگونه اجرا میشود؟
کدام مراحل اضافیاند؟
Owner هر Stage چه کسی است؟
Ruleها چیست؟
چه نرم افزارهایی باید متصل شوند؟
KPI اصلی چیست؟
سپس Workflow مطلوب طراحی میشود.
هدف فقط دیجیتالکردن فرم نیست.
هدف ساخت سیستمی است که Process را:
شفاف
سریع
قابل پیگیری
قابل اندازهگیری
کند.
برای بررسی خدمات اصلی میتوانید صفحه اتوماسیون کسب و کار آرکوتک را مشاهده کنید.
جمعبندی
اتوماسیون فرایندهای سازمانی باعث میشود گردشکارهای دستی بین دپارتمانها به Workflowهای دیجیتال و قابل کنترل تبدیل شوند.
فرایندهایی مانند:
درخواست خرید
قرارداد
منابع انسانی
مالی
پشتیبانی
فروش
میتوانند بر اساس Trigger، Rule، Stage، Approval و SLA مدیریت شوند.
مهمترین نکته این است که Automation نباید فقط شکل دیجیتال همان Process قدیمی باشد.
ابتدا باید Workflow بهینه شود و بعد خودکارسازی انجام شود.
اگر در سازمان شما درخواستها بین Email، فایل، پیامرسان و افراد مختلف جابهجا میشوند و مدیر نمیتواند وضعیت واقعی Process را ببیند، اتوماسیون کسب و کار میتواند این جریان را به یک سیستم یکپارچه تبدیل کند.
سوالات متداول
اتوماسیون فرایندهای سازمانی چیست؟
استفاده از نرم افزار برای مدیریت خودکار مراحل، تأییدها، ارجاعها، اعلانها و قوانین گردشکارهای سازمانی است.
Workflow چیست؟
مجموعه مراحل و Ruleهایی است که مشخص میکنند یک درخواست از شروع تا پایان چگونه بین افراد یا سیستمها حرکت کند.
BPMS چیست؟
نرم افزاری برای طراحی، اجرا، مدیریت و اندازهگیری Processهای کسبوکار است.
آیا همه Workflowها باید اختصاصی ساخته شوند؟
خیر. بسیاری از Processهای استاندارد با BPMSهای آماده قابل اجرا هستند؛ سیستم اختصاصی زمانی ارزش بیشتری دارد که Logic و Integrationهای خاص وجود داشته باشند.
مهمترین مزیت Automation سازمانی چیست؟
شفافشدن مسئولیتها، کاهش عملیات دستی، کنترل زمان انجام کار و امکان اندازهگیری عملکرد Processها.
