اتوماسیون سفارشات چیست؟ از ثبت سفارش تا پرداخت، انبار و ارسال
اتوماسیون سفارشات فرایند دریافت سفارش، کنترل پرداخت، رزرو موجودی، ارجاع به انبار، بستهبندی، ارسال و اطلاعرسانی به مشتری را به یک Workflow یکپارچه و قابل پیگیری تبدیل میکند.
A
تیم تحریریه آرکوتکتحریریه مهندسی محصول
·۱۴ دقیقه مطالعه
اتوماسیون سفارشات از ثبت سفارش و پرداخت تا انبار بسته بندی و ارسال
خلاصه اجرایی
اتوماسیون سفارشات فرایند دریافت سفارش، کنترل پرداخت، رزرو موجودی، ارجاع به انبار، بستهبندی، ارسال و اطلاعرسانی به مشتری را به یک Workflow یکپارچه و قابل پیگیری تبدیل میکند.
# اتوماسیون سفارشات چیست؟ از ثبت سفارش تا پرداخت، انبار و ارسال
اتوماسیون سفارشات یعنی تبدیل مسیر دریافت تا تکمیل سفارش به یک Workflow دیجیتال که بتواند بخش بزرگی از انتقال اطلاعات و عملیات تکراری بین فروش، مالی، انبار و ارسال را بدون دخالت دستی انجام دهد.
در یک کسبوکار کوچک شاید سفارشها با:
تماس
پیام
Excel
ثبت دستی
قابل مدیریت باشند.
اما وقتی تعداد سفارشها افزایش پیدا میکند، همین مدل مشکلات مختلفی ایجاد میکند.
مثلاً:
سفارش ثبت شده اما به انبار اعلام نشده است.
مشتری پرداخت کرده ولی Status تغییر نکرده است.
کالای ناموجود فروخته شده است.
آدرس مشتری اشتباه منتقل شده است.
بسته ارسال شده اما Tracking Code ثبت نشده است.
مشتری چند بار برای اطلاع از وضعیت تماس میگیرد.
بسیاری از این مشکلات نه به دلیل ضعف کارکنان، بلکه به دلیل وجود Handoffهای دستی بین چند سیستم و چند دپارتمان ایجاد میشوند.
اتوماسیون تلاش میکند این Handoffها را به Integration و Workflow تبدیل کند.
Order Management Automation چیست؟
Order Management Automation مجموعهای از Processها و Ruleهای نرم افزاری برای مدیریت چرخه سفارش است.
چرخه معمول میتواند اینگونه باشد:
Order Created
↓
Payment Verification
↓
Inventory Reservation
↓
Warehouse Processing
↓
Packing
↓
Shipping
↓
Delivery
↓
Completion
در هر مرحله، سیستم میتواند:
Status را تغییر دهد.
Task ایجاد کند.
Notification ارسال کند.
API فراخوانی کند.
اطلاعات را ثبت کند.
چرا مدیریت سفارش اهمیت زیادی دارد؟
Order نقطه اتصال چند بخش کسبوکار است.
یک سفارش میتواند همزمان با:
مشتری
فروش
پرداخت
انبار
حملونقل
حسابداری
در ارتباط باشد.
اگر Data بین این بخشها ناهماهنگ باشد، تجربه مشتری مستقیم آسیب میبیند.
در آرکوتک ابتدا Order Lifecycle واقعی کسبوکار بررسی میشود.
باید بدانیم:
سفارش از کجا وارد میشود؟
Payment چگونه است؟
Inventory چه زمانی Reserve میشود؟
چه Warehouseهایی وجود دارند؟
Shipping چگونه انجام میشود؟
Return چگونه مدیریت میشود؟
Data کجا دوباره ثبت میشود؟
سپس Integrationها و Workflowهای اصلی مشخص میشوند.
در بعضی پروژهها اتصال چند سیستم موجود کافی است.
در پروژه دیگری ممکن است نیاز به:
OMS اختصاصی
Web Application
Workflow Engine
API
Dashboard
وجود داشته باشد.
هدف استفاده از بیشترین Technology نیست؛ هدف حذف Handoffهای دستی و ساخت یک Order Flow قابل اعتماد است.
جمعبندی
اتوماسیون سفارشات مسیر سفارش را از ثبت تا پرداخت، انبار، ارسال و تحویل به یک Workflow یکپارچه تبدیل میکند.
این سیستم میتواند:
Statusها را مدیریت کند.
موجودی را Reserve کند.
Payment را کنترل کند.
Warehouse Task بسازد.
Tracking ارسال کند.
Return را مدیریت کند.
وقتی Order Management به فروش، انبار، مالی و پشتیبانی متصل شود، بسیاری از عملیات دستی حذف میشوند و Customer Experience نیز شفافتر خواهد شد.
اگر سفارشهای مجموعه شما هنوز بین سایت، Excel، انبار، حسابداری و پیامرسان جابهجا میشوند، اتوماسیون کسب و کار میتواند این مسیر را به یک جریان یکپارچه و قابل توسعه تبدیل کند.
سوالات متداول
اتوماسیون سفارشات چیست؟
استفاده از نرم افزار برای خودکارسازی مراحل ثبت، پرداخت، موجودی، انبار، بستهبندی، ارسال و پیگیری سفارش است.
OMS چیست؟
Order Management System سیستمی برای مدیریت Lifecycle سفارش و ارتباط آن با فروش، موجودی، پرداخت و ارسال است.
آیا موجودی بعد از ثبت سفارش باید کم شود؟
به Business Rule بستگی دارد؛ در بسیاری از سیستمها ابتدا موجودی Reserve و در مرحله مشخصی از Fulfillment نهایی میشود.
آیا میتوان ارسال را خودکار کرد؟
اگر شرکت حملونقل API مناسب داشته باشد، ثبت Shipment، دریافت Tracking و Update Status میتواند تا حد زیادی خودکار شود.
چه زمانی سیستم مدیریت سفارش اختصاصی لازم است؟
وقتی حجم سفارش، تعداد Channelها، Warehouseها، Integrationها یا Workflowهای کسبوکار از امکانات ابزارهای آماده فراتر بروند.
